TL;DR
Mỗi đơn cần trạng thái dễ hiểu, người phụ trách và bước tiếp theo từ khi xác nhận đến khi giao hoặc khách nhận hàng.
Thống nhất các trạng thái đơn
Chọn trạng thái phản ánh đúng công việc như mới nhận, đang xác nhận, đang chuẩn bị, sẵn sàng bàn giao và hoàn tất. Dùng cùng tên trên các kênh. Tránh tạo nhiều trạng thái tương tự khiến nhân viên không biết mục nào đúng.
Giao trách nhiệm từng bước
Quy định ai kiểm tra thông tin, ai soạn hàng, ai xác nhận và ai gửi cập nhật cho khách. Khi đổi ca, ghi đơn đang chờ và bước tiếp theo. Danh sách kiểm ngắn giúp hạn chế phụ thuộc vào trí nhớ của một người.
Báo khách khi có thay đổi
Nếu đơn cần xác nhận hoặc tiến độ thay đổi, thông báo qua kênh khách chọn và nói rõ điều họ cần làm. Lưu ý chính để nhân viên khác tiếp tục hỗ trợ liền mạch. Xem lại lỗi thường gặp để chỉnh quy trình.
